DE NATIONALE STOP-IDENTITEITSFRAUDE CAMPAGNE

Het zijn niet alleen particulieren die in de handen kunnen vallen van fraudeurs, ook de identiteit van bedrijven kan gestolen worden. Bedrijven zijn een doel voor meedogenloze criminelen die de identiteit en goede naam van het bedrijf gebruiken om goederen en diensten te verkrijgen op krediet bij de leveranciers.

Dit is niet het enige risico voor bedrijven, fraudeurs kunnen handtekeningen vinden op openbare documenten en daarmee de bankrekening van het bedrijf plunderen door zich voor te doen als de ondertekenaar van de rekening.

Bedrijven kunnen en moeten maatregelen nemen, zodat de kansen voor criminelen om identiteitsfraude te plegen en het bedrijf te gebruiken voor criminele activiteiten te verminderen. Veel van de regels die gelden voor particulieren kunnen ook toegepast worden om bedrijven te beschermen. De gratis gids “ bescherm uw identiteit” en meer details zijn beschikbaar.

Uw bedrijf kan een goudmijn zijn voor fraudeurs als u uw informatie niet beschermt. Ze kunnen een creditcard en bankrekening openen op naam van het bedrijf, waarvoor u dan betaald. Uw klanteninformatie wordt gestolen en doorverkocht. De criminelen gebruiken de goede naam van het bedrijf en vinden handtekeningen op openbare documenten en plunderen daarmee de bankrekening van het bedrijf door zich voor te doen als de ondertekenaar van de rekening.

De Kamer van Koophandel
De kamer van Koophandel heeft aanvullende informatie over hoe bedrijven zichzelf kunnen beschermen. Echter de kamer van koophandel is een openbaar archiefbureau en geen instelling voor misdaadbestrijding of kredietregistratie. Voer altijd meervoudige controles uit om na te gaan of u met een legitieme partij te maken hebt.

Procedures voor documenten - Een duidelijk omschreven beleid voor het beheer en vernietigen van documenten is de eerste belangrijke stap in het beschermen van uw bedrijf tegen identiteitsfraude. Zorg dat men duidelijk begrijpt wat valt onder gevoelige en confidentiële documenten en dat de personen die toegang of gebruik maken van deze informatie weten hoe ze de documenten moeten opslaan, archiveren en vernietigen. Neem in je beleid zowel de verwerking van elektronische als papieren documenten op.

Informeer personeel - Waarschuw uw personeel over de risico´s die ontstaan bij het geven van bedrijfsinformatie over de telefoon zonder eerst te checken aan wie u de informatie geeft. Als onderdeel van uw veiligheidsbeleid, moet u richtlijnen implementeren over welke persoonlijke informatie mag bekendgemaakt worden aan derde partijen, zeker via elektronische wegen zoals e-mail.

Blijf op de hoogte – Controleer regelmatig uw registratie bij de Kamer van Koophandel, uw bankrekeninguittreksels en uw website voor ongewone transacties

Verminder het risico op elektronische kaping Bedrijven moeten de verantwoordelijk er voor zijn dat de firewall instellingen en antivirus software up-to-date blijven. Op deze manier kunnen de werknemers op een veilige manier hun e-mail bijlagen bekijken.

Om uw werknemers nog verder te beschermen kunnen bedrijven een VPN opzetten. (Virtual Private Networks)

Dit zorgt ervoor dat bedrijven draadloze toegang hebben tot de kantoorcomputers, maar blijft veilig genoeg om hackers er van te weerhouden toegang te krijgen tot het netwerk, personeelgegevens of klantengegevens

Vernietig alle documenten

Het vernietigen van de documenten is wettelijk verplicht om gegevens van klanten en medewerkers te beschermen. Volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens moeten persoonlijke gegevens op behoorlijke wijze worden verwerkt. Een papiervernietiger snijdt papier in onleesbare snippers en zorgt voor een klein afvalvolume. Bezoek www.fellowes.com voor advies en hulp bij het selecteren van een betaalbare papiervernietiger voor thuis of op kantoor.

TIP: Vernietig altijd alle documenten die details van de organisatie bevatten of financiële informatie, ondanks de inhoud van de brief of document.

Bedrijven zijn ook verantwoordelijk voor het beschermen van hun eigen identiteit. Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het veilig bewaren en verwerken van de identiteiten van hun werknemers en klanten en moeten ervoor zorgen dat de identiteiten niet gestolen en gebruikt kunnen worden door criminelen.

Vermijden van identiteitsdiefstal op de werkplek
Informeer werknemers – Zorg ervoor dat uw werknemers de risico´s van identiteitsfraude voor uw bedrijf, uw klanten, zichzelf en hun families begrijpen. Om u hierbij te helpen, hebben wij verschillende bronnen in onze download sectie van de website die u kunt uitdelen aan uw werknemers.

Introduceer een propere en opgeruimde werkplek - Dit vermindert de kans op identiteitsroof op de werkplek, want paswoorden en confidentiële informatie wordt netjes opgeborgen.

Bescherm uw klantengegevens - Kleine winkels tot grote bedrijven, alle bedrijven zijn verantwoordelijk voor de bescherming van hun klantengegevens. Bedrijven moeten strenge veiligheidsstrategieën hebben.

Begrijp uw systemen - Weet welke persoonlijke informatie u heeft in uw documenten en op je computer. Begrijp hoe persoonlijke informatie beweegt door uw bedrijf heen en wie er allemaal toegang tot heeft of er toegang tot kan hebben. Voorbeeld: als u een winkel heeft, zorg dan dat u de regels en wetgeving volgt in verband met vergeten creditcard afschriften .

Minimaliseer wat je bewaart - Houdt enkel bij wat je nodig hebt voor je bedrijf. Als u geen wettelijke reden heeft om gevoelige informatie te bewaren in uw documenten of in uw computer, houdt het dan niet bij, maar vernietig het en gooi het bij het afval.

Bewaar uw data veilig en georganiseerd - Bescherm de informatie die u heeft. Wees bewust van de fysieke beveiliging, elektronische beveiliging, werknemers training en de praktijken van uw aannemers en filialen. Berg gevoelige documenten op in een veilige plaats en limiteer de toegang tot deze documenten tot de werknemers die deze documenten echt nodig hebben.

Vernietig alle documenten - Bedrijven hebben de taak om de informatie van hun werknemers en hun klanten te beschermen en een wettelijke verplichting onder de wet Bescherming Persoonsgegevens.

Vernietigen - Het vernietigen van informatie is de beste manier om documenten veilig te verwijderen en ervoor te zorgen dat criminelen geen toegang hebben tot de gegevens. Snipper papiervernietigers geven extra veiligheid door papier te versnipperen in kleine confettiachtige snippers en vermindert het afvalvolume. Bedrijven zoals Fellowes bieden krachtige papiervernietigers aan die grote hoeveelheden papier en cd´s kan vernietigen.

Plan op voorhand - Maak een plan om snel te kunnen reageren op veiligheidsincidenten. Duidt een senior lid aan van uw team om een actieplan te creëren voor er een inbreuk op de veiligheid gebeurd. Het is cruciaal om snel informatie en instructies door te geven aan uw werknemers en klanten over nieuwe veiligheidsrisico´s en eventuele inbreuken.